Miski ei kahtle selles, et e-post on mullistanud üksteisega suhtlemist. Ja kuigi inimesed eelistavad üha enam sõpradega suhtlemiseks suhtlusvõrke ja kiirsõnumite rakendusi, on tõde siiski see, et õige suhtlusviisi puhul on e-post ikka eelistatud meedium.
E-posti kasutatakse ülikoolidest globaalsetele korporatsioonidele ja üliõpilastele peadirektoritele. See tähendab, et peaaegu kõigil meil on mitu e-posti aadressi, millest üks või mitu on paljud e-posti pakkujad. Kuid tõeline küsimus on, kas me kinnitame õige e-posti kasutamise protokolli (d)?
Kui te ei ole vastuses kindel, siis see artikkel, milles rõhutatakse põhilisi e-posti etikette, mida kõik peaksid järgima, on teie jaoks. Niisiis, ilma edasise ado, siin nad lähevad.
Põhiline e-posti etikett
1. Kasutage professionaalset e-posti aadressi
Teie e-posti aadressi peetakse sageli teie isikupära näitavaks. Sel põhjusel on oluline, et meil oleks professionaalne e-posti aadress, üldjuhul oma ees- ja perekonnanimedega, mis moodustavad selle osa „kasutajanimi” . See on veelgi olulisem, kui kavatsete kasutada e-posti aadressi professionaalseks suhtlemiseks (nt saatmine uuesti värbajatele, pakkudes klientidele tööproove).
Kui teie valitud kasutajanime pole saadaval, saate lisada oma valitud numbri (nt sünnikuupäev). Mõnede näidete tsiteerimiseks võib [e-posti teel kaitstud] või [e-posti kaitsmine] lugeda headeks valikuteks. Teisest küljest kasutage midagi sellist nagu [email protected] või [email protected] ja te võite olla päris kindel, et saajad ei avane isegi teie e-kirju.
Näpunäide. Kasutage võimalikult palju oma erialaste vajaduste jaoks eraldi e-posti aadressi. Ja kui sa ei pahanda paari taala väljavõtmist, on parem minna oma domeeniga hostitud e-posti aadressile.
2. Lisage alati teema ja hoidke see selge ja lühike
Teema on üks e-kirja kõige olulisemaid komponente, kuna see annab saajale kohe teavet e-kirjas sisalduva teabe kohta . Sellepärast peaks kõik teie e-kirjad olema teemareal, isegi kui sisu ei ole nii oluline. Objekti rea tühjaks jätmine peetakse saatja osas hooletuks.
Veelgi olulisem on, et teemarida peaks olema lühike ja punkt, nii et saaja saab e-kirja sisu võimalikult kiiresti välja anda. Vähesed näited on lisatud projekti aruanne , tulemuslikkuse uuring - varajane vastus, mida sooviti , ja sellised asjad.
3. Kasutage tavalisi fonte ja minimaalset vormingut
Ükskõik kui palju sulle meeldib teie arvutis olevatele väljamõeldud fontidele, on need e-kirjade koostamisel absoluutsed mitte-no. Seda seetõttu, et kui kasutate mittestandardset fondi ja seda ei ole adressaadi arvutisse installitud, ei ilmu e-kirja tekst ettenähtud viisil . See on põhjus, miks enamikel e-posti teenustel on e-kirjade koostamiseks saadaval vaid mõned standard-, serif- ja sans-serif-fonte (nt Times New Roman, Arial). Ja sa peaksid neid kinni pidama.
Samuti hoia vormindamine e-kirjas võimalikult vähe. Kui teil ei ole vaja e-kirja sisus teatud osa, rida jms rõhutada, hoiduge teksti esiletõstmise ja värvide kasutamisest . Tegelikult peaks e-kirja teksti värv olema ainult must, kuna see on kõige loetavam.
4. Vältige kirjavigu, valesid grammatikat ja kirjavahemärke
Kuigi mitte keegi ei ole grammatika natsil, ja see ei ole kriminaalne, kui teie e-kirjades on soovimatu kirjapilt või kaks, keele ebaõige kasutamine, lause struktuur jne. Annab üldjuhul saajale negatiivse mulje. Seega on äärmiselt oluline, et enne "Saada" nuppu vajutate kolmekordse e-kirja teema, keha ja kõigi muude tekstielementide kontrollimiseks iga tahtmatu grammatika ja kirjavahemärkide vigade (ja paranduste leidmise korral).
Veelgi enam, te ei tohiks kunagi kasutada oma kirjades mitu kirjavahemärki (nt !!!). Sama kehtib ka slängisõnade (nt LMAO), populaarsete kontraktsioonide (nt Gotcha!) Ja emotikonide kohta. Kõik need asjad näevad välja väga ebaküpsed ja ebaprofessionaalsed ning on parimad vaid sotsiaalsete võrgustike ja kiirsõnumite jaoks.
Näpunäide. Hoolitsege alati, kuidas oma kirjades sõnad, laused jms ära kasutada. E-maili (või midagi muud) selles küsimuses ei tohiks kunagi koostada ALL CAPS-is, kuna seda peetakse interneti ekvivalendiks karjumisele.
5. Andke manuseid kirjeldavatele nimetustele
Sagedamini kui meil, peame me oma e-kirjadega lisama lisama mitu faili. Kuigi see on üsna vajalik, ei pruugi midagi olla halvem kui e-kirja saamine, mis on täis arvukalt juhuslikult, nimega faile (nt 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc), millel pole mingit mõtet. Niisiis, kui saadate manuseid e-kirjaga, nimetage need ümber mõne kirjeldava failinimega, nii et saaja teab nende sisu koheselt ilma neid avamata. Näiteks kui sa saadad oma kutse tulevase tööandja juurde, anna talle nimi nagu CurrentResume_JohnDoe . Lihtne ja lihtne.
Samuti, kui kavatsete saata e-posti teel suure hulga (nt 20) manuseid, on parem neid kõigepealt Zipped-arhiiviga ühendada . Veelgi selgemaks muutmiseks võite e-posti keha tekstis eraldi nimetada üksikasju, nagu arestimahud, kogu arhiivi suurus jne.
6. Sisesta alati allkiri
E- kirja keha teksti nõuetekohaseks sulgemiseks või lõpetamiseks on vajalik allkiri. Veelgi olulisem on see, et see annab e-kirjale ka selle autentsuse ja selle sisu . Seega peaksid kõik teie e-kirjad sisaldama teie allkirja. Lihtsalt looge ja salvestage allkiri e-posti seadetes ning see lisatakse automaatselt iga koostatava meili lõpus.
"Mis" peaks rääkima allkirjast, see on midagi, mida peaksite otsustama, sest see varieerub inimeselt teisele. Sellest tulenevalt võite üldjuhul lisada kontaktandmeid (nt ametlik number, teisese e-posti aadress), samuti linke teie sotsiaalsetele profiilidele . Lühidalt öeldes peaks teie digitaalse kontaktkaardina toimima allkiri. Kuid ärge koormake seda liiga palju ebavajaliku informatsiooniga.
7. Kinnitage e-kirjade kättesaamist
Tänapäeva e-kiri on arenenud nii palju, et kui vajutate nupule „Saada”, võite olla 200% kindel, et see jõuab adressaadi postkasti, teine või kaks hiljem. Kuid nagu iga tehnoloogia puhul, võib e-posti teel (ja mõnikord ka) olla ka seisakuid . Niisiis, kui teile on saadetud e-kiri (eriti kui see on oluline), kinnitage selle kättesaamist, vastates saatjale väikese sõnumiga.
Kuigi iga e-kirja saamine ei ole võimalik, peaksite seda tegema. Veelgi tähtsam on kinnitage teile saadetud e-kiri, kuna saatja võib oodata vastust teiselt poolt. See teeb saatjale selle vea teadlikuks ja salvestab e-kirja tegeliku saajale ka probleeme.
8. Kasutage õigeid tervitusi
Rääkides inimestega näost-näkku või isegi telefoni teel, alustame alati nende tervitusega. Sama reegel kehtib ka e-kirjade kohta, nii et teie e-kirjadel peaks alati olema adressaadile (adressaatidele) korralikud tervitused. Sõltuvalt sellest, kes sa oled e-kirja saatnud, võib tervitus olla ametlik (nt. Härra Johnson, professor Keller) või mitteametlik (Hello Adam, Hi Jenna) . Samamoodi peab lõpp (nt Tervitused, Lugupidamisega) omama sama algtooni nagu algne tervitus, samuti kogu sõnum.
Väärib märkimist, et e-kirjades peaksite hoiduma väga mitteametlikest ja igapäevasest kasutamisest (nt Mis toimub?) . On ütlematagi selge, et seda peetakse üsna ebaprofessionaalseks.
9. Ärge kasutage vastust kõigile alati
On aegu, kui saate e-kirja, mis saadetakse ka mitmetele teistele saajatele (nt oluline teade ettevõttes). Kuid sellistele sõnumitele vastates kasutate kiirelt „Vasta kõigile” valikut . See mitte ainult saadab vastuse algsele saatjale, vaid kõigile teistele, kes on e-kirja kätte saanud, kas vastus on mõeldud neile või mitte . See on ideaalne viis adressaatide postkastide ummistamiseks.
Sel põhjusel kasutage hoolikalt, kui vastate mitmele adressaadile saadetud e-kirjadele ja kasutage valikut „Vasta“ . Kui sa oled 100% kindel, et teie vastus on mõeldud kõigile adressaatide loendis olevatele isikutele, peaksite kasutama valikut „Vasta kõigile“.
10. Kasutage õigesti Cc ja Bcc väljad
Koos väljale "To" on väljad " Cc " ja " Bcc " midagi, mida igaüks, kellele kunagi on saadetud, teab. Kuid isegi pärast seda kasutab enamik inimesi neid valesti. Siin on allapoole see, mida nad on ja millal neid tuleks kasutada :
- Cc: on karbi koopia jaoks. Kui on mõned adressaadid, kellele soovite e-kirja saata, kuid ei soovi, et nad teaksid, et see e-kiri on neile mõeldud, sisestage nende e-posti aadressid. Iga saaja näeb Cc väljale teiste e-posti aadresse.
- Bcc: lühike süsiniku kopeerimiseks. Kui teil on mitu adressaati, kellele soovite e-posti saata, kuid soovite, et nad näeksid end e-posti ainsana saajatena, sisestage nende e-posti aadressid selles valdkonnas. Iga Bcc väljale adressaat saab näha ainult oma e-posti aadressi, mitte teist. See valik sobib paremini privaatsuse jaoks.
11. Vasta e-kirjadele õigeaegselt
Arvestades, kui palju kirju me igapäevaselt saame, on peaaegu võimatu neile kohe vastata. Kuid isegi kui e-kiri on teie prioriteedist veidi madal, peaksite sellele vastama õigeaegselt . Üldiselt peaks see olema 24-48 tunni jooksul pärast e-kirja saamist. Ja kui te ei suuda e-kirjadele mõnda aega vastata (nt katkestuse tõttu), kasutage automaatse vastaja või puhkuse vastaja funktsiooni, mida enamik e-posti teenuseid kasutavad.
12. Vormindage e-kirjad enne edastamist õigesti
Niipea, kui nupp „Edasisaatmine” e-kirjale lööb, on kogu sõnum (kaasa arvatud mis tahes pildid, sobimatu tekst jne.) Imelik paremale ja sisestatakse tühja e-kirjaga, et saaksite sisestada adressaatide e-posti ID-d ja saatke see. See ei tekita mitte ainult algse e-kirja vormindamist, vaid ka edastatud e-posti tüki, mis omakorda muudab meilisõnumi peaaegu loetamatuks, palju valget ruumi ja täiendavaid sümboleid (>) .
Et seda sorteerida, peaksite edastatud e-kirja õigesti vormindama, kui see on tühja e-kirjaga ühendatud . See hõlmab ka ekstra valge ruumi eemaldamist, samuti täiendavate märkide, tühjade ridade ja niisuguste asjade eemaldamist.
Kasutage e-posti, kuidas seda kasutada
Kuna see on peamine kommunikatsioonivahend tänapäeva internetiga ühendatud maailmas, on äärmiselt oluline, et e-posti kasutatakse vastavalt nõuetekohastele reeglitele, mis sisaldavad kõike, mis on adressaatide tervitamisest kuni valitud stiilini. Ja ülalkirjeldatud etikettid aitavad teil just seda teha, muutes seega üldise parema ja produktiivsema e-posti kogemuse. Nii et proovige neid läbi ja andke meile oma lemmikud allpool toodud kommentaarides.
