Outlook, armastan seda või vihkab seda, on ettevõtte maailmas tavaline e-posti ja tootlikkuse klient. Suur osa mis tahes kontoris viibimise ajast kulub selle olulise tööriista ees. Siiski, hoolimata selle populaarsusest ja selle kasutamisel kulutatud tundide arvust, teavad vähesed oma täiustatud funktsioonidest ja isegi vähem kasutavad seda oma potentsiaali ulatuses.
Täna uurime mõningaid suurepäraseid Outlook 2016 funktsioone. Alustame:
1. Saada e-kiri Outlook.com varjunimedest
Sageli peame kasutama erinevaid e-posti aadresse erinevatel eesmärkidel - näiteks võite soovida isiklikku [e-posti kaitstud] aadressi, töö aadressi [email protected] ja võib-olla [kaitstud e-posti], mida soovite allkirjastamiseks kasutada kuni infolehtedeni ja turunduskohtadesse. Enamik inimesi loob ja haldab iga aadressi jaoks erinevat kontot.
Selle asemel saate Outlooki kasutada erinevate varjunimede loomiseks ja haldamiseks. Pseudonüümi abil saate hallata sama kontot kasutades erinevaid e-posti aadresse ja mõnele teie aadressile saadetud e-kirjad jõuavad samasse postkasti. Siin on, kuidas neid seadistada:
Minge rakendusse Outlook Web App ja logige sisse oma Office 365 konto abil. Seejärel minge Microsofti konto veebisaidile ja klõpsake ülalribal „ Teie teave “. Nüüd klõpsa „ Microsoftile sisselogimise haldamine “. Ilmselt küsitakse parooli.
Siin saate lisada ja hallata oma varjunimesid. Uue varjunime loomiseks klõpsake „ Lisa e-posti “.
Nüüd sisestage e-posti aadress, mida soovite aliasena kasutada . Saate luua uue või kasutada olemasolevat aadressi.
Nüüd näete varjunime, mille olete just lisanud, ja vali see oma esmane varjunimi või eemaldage see, kui te seda enam ei vaja.
Nüüd jõuavad kõik varjunimesse saadetud e-kirjad teie esmasesse postkasti. E-kirja saatmiseks äsja loodud aadressist klõpsa sõnumi koostamise ajal nupule From ja valige soovitud aadress.
2. Koosolekute ajakava
Outlook muudab kohtumiste planeerimise teistega lihtsaks. Selleks saate lihtsalt minna kalendrisse, klõpsata vahekaardil Kodu ja valida „ Uus kohtumine “.
Siin saate määrata kohtumise osalejad, päev, kellaaeg, meeldetuletused ja muud võimalused.
Kui soovite seda teha korduvaks koosolekuks, klõpsake üleval asuvas jaotises suvandite kordumise nuppu, kus näete erinevaid regulaarse ajastamise võimalusi.
Kui saaja on kutse vastu võtnud, saate sama kinnituse.
3. Automaatsed vastused
Kui te lähete ärireisile või puhkusele, saate Outlooki konfigureerida, et saata iga saadud e-posti kohta automaatsed vastused. Selle funktsiooni lubamiseks minge " Fail " ja klõpsake " Automaatsed vastused ".
Siin saate määrata kuupäevavahemiku ja automaatse vastussõnumi .
Kui soovite reeglite üle täpsemat kontrolli, võite klõpsata reeglitel nupp all vasakul.
4. Kasutage rakenduses Google Drive Drive'i pilvemälu
Kui kasutate Google Drive'i oma pilvemälu pakkujana, saate selle integreerida MS Office'i (sh Outlooki), et avada dokumente otse Drive'ist ja salvestada see ilma Office'i programmidest lahkumata.
Lihtsalt laadige alla Office'i Google Drive'i plugin, installige plugin ja Outlooki järgmine kord avades saate spetsiaalse nupu abil faile otse Drive'ist lisada .
Saate salvestada ka kõik manused, mida saate otse Drive'is .
Märkus : Google Drive'i pistikprogramm Office'i jaoks töötab ainult Windowsis. Office for Mac pole praegu toetatud.
5. Hankige kohaletoimetamise ja lugemise kviitungid
Kui soovite saada teate selle kohta, millal teie e-kiri on kätte toimetatud ja / või lugenud, saate taotleda kättetoimetamist ja lugemist. Selle lubamiseks klõpsa sõnumi koostamise ajal vahekaardile Suvandid ja märkige järgmised märkeruudud:
Samuti saate lubada jälgimise iga saadetud sõnumi puhul . Selleks minge menüüsse Fail > Valikud > E-post . Kerige alla jälgimise sektsiooni ja märkige kättetoimetamise kviitung, mis kinnitab, et sõnum saadeti adressaadi e-posti serverisse või loe kviitung, mis kinnitab, et saaja vaatas märkeruutu.
Pange tähele, et sõnumi saaja võib lugemiskviitungi saatmisest keelduda. Lisaks sellele ei pruugi adressaadi e-posti programm toetada lugemise kviitungeid.
6. Lisa e-kirjadele hääletamisnupud
Kui soovite oma meeskonnaga konsensust teema kohta luua, saate luua küsitluse Outlookis. Uue e-kirja koostamisel minge vahekaardile Suvandid ja klõpsake nupul „ Kasuta hääletamisnuppe “.
Võite kasutada malli Jah / Ei nuppe või luua oma, klõpsates nupul Kohandatud, kus saab valida ka sellised valikud nagu tähtsus, lugemine / kohaletoimetamise kviitungid ja aegumine.
7. Viivitamine või e-kirjade saatmise ajakava
Mõnikord võib tekkida vajadus sõnumi saatmist edasi lükata. Näiteks võib see olla peaaegu sulgemisaeg ja soovite, et teie sõnum edastataks järgmisel hommikul tööajal. Selleks saate oma sõnumi ajastada. Siin on, kuidas:
E-kirja kirjutamisel minge vahekaardile Options ja klikkige „ Delay Delivery “.
Ilmuvast dialoogiboksist märkige jaotises „ Saatmisvalikud ” suvand „ Ära anna enne ” ja sisestage kuupäev ja kellaaeg.
Nüüd sulgege dialoogiboks ja vajuta Send . Teie e-kiri saadetakse teie määratud ajal.
Märkus : See funktsioon töötab sujuvalt Microsoft Exchange'i kontol. Kui kasutate POP3- või IMAP-kontot, peab Outlook jääma avatuks, kuni sõnum on saadetud.
8. Halda teise isiku kirju ja kalendrit
Meeskonnaga töötades on hädavajalik koordineerida ja töötada koos mõnede tavaliste ülesannete täitmisel. Selleks võite soovida selliste ülesannete jaoks eraldi kausta hoida ja jagada seda oma meeskonna liikmetega. Noh, siin on see, kuidas seda Outlook 2016-s teha.
Minge vahekaardile Fail . Klõpsake “ Konto seaded ” ja valige “ Delegate Access” .
Avanevas dialoogiboksis klõpsake „ Lisa “, valige kasutaja, kellele soovite loa anda, ja klõpsake nuppu OK .
Ilmuvas dialoogiboksis saate valida erinevaid õigusi, mida saate sellele kasutajale anda.
Pärast seda, kui olete lõpetanud, teavitatakse teist kasutajat neile antud uutest õigustest. Need on ainult jagamisfunktsiooni põhitõed. Põhjalikum ülevaade ja juhised leiate ametlikust dokumentatsioonist.
9. E-kirjade haldamiseks kasutage reegleid
Reegel on toiming, mis töötab automaatselt sissetulevatel või väljaminevatel kirjadel. Näiteks võiksite kõik oma saatja kirjad teisele kaustale teisaldada, kõik turundusosakonnast saadetavad kirjad liigutada “Kiireloomulise” kausta või kustutada kõik kirjad teemal „Osta kohe“. Selle asemel, et neid ülesandeid ikka ja jälle teha, saate seadistada reeglid nende automatiseerimiseks . Võite valida erinevate reeglimallide hulgast või alustada tühjast reeglist.
10. Kiirendustega kiirendage korduvaid ülesandeid
Sageli on ülesandeid, mida tuleb teha mitu korda päevas. Võib-olla saadate regulaarselt e-kirju oma juhendajale või soovite mõningaid e-kirju teatud kausta teisaldada. Loomulikult saate kasutada reegleid protsessi automatiseerimiseks, kuid see rakendab reegleid kõigile e-kirjadele, mis vastavad kriteeriumidele, samas kui te soovite seda rakendada ainult teatud e-kirjadele. Seega on vaja rohkem käsitsi lähenemist ja sealt tulevad Quick Steps .
Minge Outlooki avalehele . Kiirmeetmete kohta leiate järgmise osa :
Nagu näete, on mõned Quick Steps kasutamiseks ette konfigureeritud. Näiteks valige oma sisendkaustast e-kiri ja klõpsake nupul Kiirmeetodid nuppu Haldaja . Näete midagi sellist:
Siin saate konfigureerida kõnealuse kiiret sammu - muuta nime, lisada e-posti aadresse edasi või lisada nupule veelgi rohkem toiminguid, klõpsates vasakul all oleval suvandil Valikud .
Ülaltoodud pildil olen lisanud oma juhi e-posti aadressi, lisanud toimingu nupu Lisa tegevus abil, käskinud Outlookil sõnumit teisaldada kausta „Edastatud juhile”, lisanud otseteeklahvi ja muutnud tööriista teksti.
Saate muuta olemasolevaid kiirmeetmeid, nagu me tegime ülaltoodud näites, või lisada oma enda, klõpsates nupul Loo uus tööriistaribal Quick Steps :
11. Kiirklahvid ja muud muud nõuanded
Outlook pakub hulgaliselt muid väiksemaid, kuid kasulikke funktsioone, nagu näiteks teemad, e-kirjade muutmine koosolekuteks ja iga täiustatud kasutaja lemmik: kiirklahvid . Näiteks saate vajutada Ctrl + W, et koostada uus e-kiri, otsimiseks Ctrl + E ja veel rohkem. Erinevate Outlooki kiirklahvide õppimiseks vaadake Microsofti ametlikku Outlook 2016 nõuandeid ja trikke.
Nagu need lahedad Outlook 2016 funktsioonid ja nipid?
Loodame, et olete õppinud mõningaid täiustatud Outlook 2016 funktsioone. Kui kasulik on kasutada oma e-posti klienti, on e-posti kasutamise ajal meeles pidada ka muid asju, seega kontrollige kindlasti meie artikli põhilist e-posti etiketti, mida igaüks peaks järgima. Alati ühendatud digitaalses maailmas on privaatsus tähtsam kui kunagi varem, mille jaoks peaksite me vaatama meie artikli e-posti krüptimise kohta.
Kui teil on rohkem Outlooki nõuandeid ja nippe, et lisada või arvate, et oleme võtnud endale olulise funktsiooni, teavitage meid kindlasti kommentaaride jaotisest allpool.
