Suured ettevõtted vajavad tõhusat süsteemi teabe ja sõnumite edastamiseks organisatsioonis ja väljaspool seda. Selles kontekstis on telefon üks lihtsamaid ja mugavamaid viise kiireks suhtluseks, kuid tõendite puhul peetakse kõige paremini kirjalikke režiime. Kirjalikud dokumendid sisaldavad märkmeid, märkmeid, kirju, ringkirju ja korraldusi, mida organisatsioon kasutab.
Teile esitatud artikkel üritab valgustada memo ja kirja erinevust.
Võrdluskaart
| Võrdluse alus | Meeldetuletus | Kiri |
|---|---|---|
| Tähendus | Memo viitab lühisõnumile, mis on kirjutatud teabe mitteametlikuks tooniks. | Kiri on verbaalse suhtluse tüüp, mis sisaldab kokkusurutud sõnumit, mis edastatakse ettevõttele väljaspool asuvatele isikutele. |
| Loodus | Mitteametlik ja lühike | Ametlik ja informatiivne |
| Vahetatud | Organisatsiooni osakonnad, üksused või ülemjuhataja. | Kaks ärimaja või ettevõtte ja kliendi vahel. |
| Pikkus | Lühike | Võrreldes pikk |
| Allkiri | Allkirja ei nõuta memos. | Saatja allkirjastab kirja nõuetekohaselt. |
| Teabevahetus | Üks paljudest | Üks ühele |
| Sisu | Tehnilise žargooni ja isikliku asesõna kasutamine on lubatud. | Lihtsaid sõnu kasutatakse ja kirjutatakse kolmandas isikus. |
Memo mõiste
Märgukiri on memorandumi jaoks lühike, mis tähendab teadet või salvestust mis tahes kasutuseks tulevikus. See on lühisõnum, mida kasutatakse mitteametliku suhtlemise vahendina organisatsioonis teabe edastamiseks kirjalikult. Seda võib nimetada pigem interoffice'i suhtluseks, büroo memorandumiks või kirjavahetuseks, mitte memorandumiks.
Meeldetuletuste peamine eesmärk on levitada äripoliitikat, protseduure või sellega seotud ametlikku tegevust. Need on kirjutatud ühes perspektiivis ja võivad olla erinevad eesmärgid, nagu uudiste, juhiste ja teabe edastamine mitmele adressaadile, kutsudes inimesi tegutsema või kohtuma.
Mälus võib kasutada mitteametlikku tooni ja isiklikke asesõna. Tervitust ja tasuta sulgemist ei nõuta.
Kiri mõiste
Ärikirja võib määratleda kui kirjaliku suhtluse vormi, mis sisaldab pikka sõnumit, mis on adresseeritud organisatsioonivälisele osapoolele, st tarnijale, kliendile, tootjale või kliendile. See algab tervitusega, mis on kirjutatud professionaalselt kolmandale isikule ja millel on täiendav lähedus allkirjaga.
Saatja ja vastuvõtja vaheline suhe on olulisel kohal kirja koostamise üldise stiili määramisel. Neid kasutatakse mitmel põhjusel, näiteks teabe või tagasiside taotlus, tellimuse esitamine, kaebuste või kaebuste esitamine, küsimine või järelmeetmete võtmine.
Kiri trükitakse, trükitakse või kirjutatakse kirjaplangile, mis sisaldab ettevõtte üksikasju, nagu nimi, aadress, logo jne. Kuna ärikirjad on mõlema asjaosalise tõendiks, peab see olema viisakas, viisakas ja kohest reageerimist.
Memo ja kirja põhilised erinevused
Allpool toodud punktid selgitavad memo ja kirja erinevust:
- Memo võib määratleda lühisõnumina, mis on kirjutatud mitteametlikult teatava teabe edastamiseks organisatsiooni liikmetele. Vastupidi, kirju võib mõista kui suulise suhtluse vahendit, mis sisaldab lühikest sõnumit, mis on adresseeritud ettevõtjale väljastpoolt.
- Memo kasutab mitteametlikku tooni ja on otse punktini. Teisest küljest on kirjad väga formaalsed ja sisaldavad palju teavet.
- Memorandumi kasutamine on organisatsiooni sisemuses selles mõttes, et see vahetatakse kahe osakonna või üksuse vahel või saadetakse juhi poolt alluvate teavitamiseks. Vastupidi, kirja kasutamine on oma olemuselt väline, sest seda vahetatakse kahe ärimaja vahel või ettevõtte ja kliendi vahel.
- Kui tegemist on pikkusega, on tähed memoga võrreldes pikemad.
- Märkuses ei ole allkirja olemas, kuna seda kasutatakse organisatsioonis. Kiri peab siiski selle saatja allkirjastama.
- Märgukirjad on kirjutatud teatavaks või otseseks, teatud osakonna või töötajate arvu kohta, nii et see on tavaliselt kirjutatud ühest vaatenurgast, näiteks massikommunikatsioon. Vastupidiselt sellele on kirjad erasektori või kliendi adressaadiks privaatsed, nii et see on üks-ühele inimestevahelise suhtluse vorm.
- Tehnilistes kõnepruugides kasutatakse tavaliselt memosid, samuti kasutatakse isiklikke asesõna. Erinevalt kirjadest välditakse tehniliste jargonite ja terminite kasutamist, mida ei ole kerge mõista. Lisaks on kirjad kirjutatud kolmandasse isikusse.
Järeldus
Memo on äritegevuse oluliseks vahendiks, mida kasutatakse konkreetse teabe edastamiseks paljudele sama organisatsiooni töötajatele. Tal on suur roll igapäevase äritegevuse registreerimisel ja seda saab kasutada tulevikus.
Vastupidi, kirju peetakse parimaks kirjaliku suhtluse viisiks, mida saab kasutada teabe edastamiseks või otsimiseks väliselt isikult. See aitab veenda vastuvõtjat, teha seda nii kirjaniku tahte järgi.
