Inventari juhtimissüsteem peaks olema valitud kaupluse osakonna poolt, pidades silmas, et laos on planeeritud ja kontrollitud. Paljud inimesed mõistavad segadust kahe meetodi mõistmisel, nii et siin käesolevas artiklis pakume teile kõiki olulisi erinevusi püsiva ja perioodilise inventari süsteemi vahel tabelina.
Võrdluskaart
| Võrdluse alus | Püsiv varude süsteem | Perioodiline varude süsteem |
|---|---|---|
| Tähendus | Varude süsteem, mis jälgib iga inventuuri liikumist, nagu ja millal need tekivad, on tuntud kui püsiv varude süsteem. | Perioodiline inventeerimissüsteem on inventeerimismeetod, mille abil ajakohastatakse inventeerimisdokumente perioodiliselt. |
| Alus | Book Records | Füüsiline kontroll |
| Uuendused | Pidevalt | Aruandeperioodi lõpus. |
| Teave | Varud ja müügikulud | Varude ja müüdud kaupade maksumus |
| Tasakaalustav joon | Inventar | Müüdud kaupade maksumus |
| Varude kontrollimise võimalus | Jah | Ei |
| Mõju äritegevusele | See meetod ei mõjuta äritegevust. | Selle süsteemi kohaselt tuleb hindamise ajal ärioperatsioonid peatada. |
Püsiva varude süsteemi määratlus
Varude kontrollimise meetodit, kus iga varude sissevoolu ja väljavoolu ajakohastatakse pidevalt elektroonilise müügikoha süsteemi kaudu, nimetatakse püsivaks inventariks. Selle süsteemi alusel säilitatavad andmed on alati ajakohased. Selles süsteemis säilitatakse inventeerimisgrupp, et hoida täielikku ja pidevat arvestust lao laekumiste ja väljaandmiste kohta, mille lõppbilanss on käsikäes. Lõppvarude arvestust saab teha järgmiselt:
Inventari algus + kviitungid - küsimused = inventuur lõpus
Laoarvestust hoitakse Bin Card (Stores Keeper) ja Stores Ledger (kuluarvestuse osakond). Täpsuse tagamiseks toimub varude füüsiline kontrollimine korrapäraste ajavahemike järel ja neid võrreldakse salvestatud arvudega. Kui kaotuse või varguse tõttu esineb puudujääke, siis saab seda kergesti paigutada ja korrigeerivaid meetmeid võib võtta ka kohe. Kuigi süsteem on kulukas ja keeruline.
Perioodilise varude süsteemi määratlus
Varude registrisüsteemi, kus varude liikumine on püütud regulaarselt, näiteks üks või kaks korda aastas, alles pärast varude füüsilist kontrollimist, nimetatakse perioodiliseks varude süsteemiks. Tavaliselt toimub majandusaasta lõpus varude füüsiline arv pärast seda, kui arvestust korrigeeritakse ja ajakohastatakse vastavalt. Aasta jooksul müüdud kaupade maksumuse jälgimiseks kasutatakse järgmist valemit:
Inventari algus + ostud - inventuur lõpus = kaupade maksumus
Selles süsteemis esineb mitmeid puudusi, kuna müüdud kaupade maksumuse hulka võivad kuuluda aasta jooksul kadunud või varastatud kaubad. Müügitulude abil võib aga kadunud varude kohta teha hinnangu, kuid see arv ei ole täpne. Kui varu füüsiline hindamine toimub rohkem kui üks kord aastas, siis võib see süsteem ka kallim olla. Erinevusi saab avastada ainult aruandeperioodi lõpus.
Peamised erinevused püsiva ja perioodilise varude süsteemi vahel
Järgmised on püsiva ja perioodilise inventeerimissüsteemi suurimad erinevused:
- Varude süsteem, milles on laekumiste ja varude reaalajas salvestamine, on tuntud kui püsiv varude süsteem. Perioodiline inventeerimissüsteem jälgib perioodiliste ajavahemike järel varude liikumise üksikasju.
- Perpetual Inventory System põhineb raamatuandmetel, samal ajal kui Periodic Inventory System võtab aluseks selle füüsilise kontrollimise.
- Perpetual Inventory Systemis ajakohastatakse dokumente pidevalt, st kui tehing toimub. Seevastu perioodilises inventuurisüsteemis ajakohastatakse andmeid lühikese aja pärast.
- Püsiva inventuuri süsteemis pakutakse reaalajas teavet varude ja müügikulude kohta, samas kui perioodiline varude süsteem annab teavet müüdud kaupade varude ja kulude kohta.
- Perpetual Inventory Systemis sisaldub kauba kaotus lõppvarustuses. Seevastu perioodilises inventuurisüsteemis on see sama kauba müügikuludes.
- Perpetual Inventory Systemis ei toimu perioodilise inventuuri süsteemis tavapärase inventeerimissüsteemi korral tavapärase töövoo häirimist tavapärase töövoo korral, võib-olla tuleb regulaarne äritegevus peatada.
Järeldus
Perioodiline inventeerimissüsteem on odavam kui püsiv varude süsteem, kuid see annab täpsemat teavet, sest toimub pidev salvestamine ja varude õigeaegne kontrollimine. Lisaks sellele koostatakse finantsaruanded ka kiiresti, kuna inventeerimistoiminguid hoitakse nõuetekohaselt Perpetual Inventory Systemis, mis ei ole perioodilise inventeerimissüsteemi puhul võimalik. Perpetual Inventory System sobib kõige paremini suurettevõtetele, samas kui väikesed ettevõtted saavad kasutada perioodilist varude süsteemi
